Günümüzde iş dünyasında dijitalleşme büyük bir hızla devam ediyor. Muhasebe ve finans süreçlerinin dijitalleşme ile birlikte çok daha kolay hale geldiğini belirtmek gerekir. Dijitalleşme dönüşümünün en önemli kolaylıklarından biri de e fatura sistemidir. Özellikle Key Online ile birlikte e fatura sisteminin işletmeler için çok daha avantajlı hale geldiğini de ekleyelim. Bu avantajlardan söz etmeden önce e fatura nedir ve kağıt fatura ile arasında ne gibi farklar bulunur sorularının yanıtlarını aktaralım.
E-Fatura Nedir?
İnternet üzerinden online olarak düzenlenebilen, online olarak iletilen ve saklanabilen dijital faturaya e fatura adı verilir. Hukuki açıdan kağıt fatura ile e fatura aynı geçerliliğe sahiptir. Çünkü Türk Vergi Usul Kanunu tarafından e fatura tanınmıştır. Elektronik ortamda oluşturulması nedeniyle internet üzerinden kişi, kurum ve kuruluşlara iletilebilir. Aynı zamanda e faturanın dijital ortamda saklanması ve istendiğinde ulaşılması da mümkündür.
Bu arada e fatura sisteminin Türkiye’de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yönetilen bir platform üzerinden işletildiği bilgisini de aktaralım. Tamamen yasaldır ve isteyen tüm işletmeler faturalandırma işlemlerini kağıt fatura üzerinden yapabildikleri gibi e fatura düzenlemeyi de seçebilirler. Elbette hukuki geçerliliği olması için e faturanın belirli standartlara göre hazırlanması gerekir. Aynı zamanda GİB’in sistemine iletilmesi de gerekir ve sistem faturayı onayladığında son alıcıya aktarılması mümkün olur.
E-Fatura ile Kağıt Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?
Genel olarak bu farkları birkaç maddede özetleyebiliriz.
E fatura dijital ortamda hazırlanır ve iletilir. Kağıt faturalar için basılı çıktı gereklidir.
Faturanın teslim edilmesi süreci, e faturada çok daha kolaydır çünkü e posta ile iletilebilir. Kağıt faturanın ise posta ya da kargo ile iletilmesi gereklidir.
E fatura çok daha düşük maliyetlidir. Kağıt fatura için yazıcı, kağıt, zarf ve posta giderleri gerekir.
Kağıt faturaların muhafaza edilmesi daha zordur ve denetim olduğunda ya da bir faturanın incelenmesi gerektiğinde ulaşmak zaman alır. Dijital ortamda saklanan e fatura ise bu sorunları ortadan kaldırır.
E-Fatura Nasıl Çalışır?
Genel olarak e fatura sürecinin aşamalarını şu şekilde özetleyebiliriz:
Sistem Kayıt ve Yetkilendirme
E fatura kullanan işletmelerin GİB’e kayıt yaptırmaları gerekir. Kayıt ile birlikte e fatura sistemine erişim için gerekli dijital sertifikalar elde edilmiş olur. Sertifika, işletme tarafından faturanın güvenli ve yasal olarak da geçerli olacak şekilde imzalanmasını sağlar.
Fatura Oluşturma
E fatura dijital ortamda belirlenen formatta hazırlanır. Bu sayede GİB ve faturanın alıcısı faturayı yine dijital ortamda açabilir.
GİB’e Gönderim
Oluşturulan fatura sistem üzerinden GİB’e gönderilir ve GİB tarafından onaylanmasının ardından alıcıya iletilmesi sağlanabilir.
Arşivleme
Kağıt faturalar gibi e faturanın da yasalar gereği saklanması gerekir. Çoğunlukla bu süre 10 yıl karadır ve faturalar dijital ortamda muhafaza edilebilir.
E-Fatura Avantajları Nelerdir?
Son yıllarda işletmelerin büyük bir hızla e faturaya geçiş yaptığını belirtelim. Bunun temel nedeni pek çok açıdan e fatura kullanmanın işletmeler için daha avantajlı olmasıdır ve bu avantajlara şu örnekleri verebiliriz:
E fatura zaman tasarrufu sağlar çünkü hem hazırlanması hem de gönderimi çok daha kısa zamanda tamamlanır.
E faturanın maliyeti çok daha düşüktür. Hem basım hem de alıcıya ulaştırma maliyetleri ortadan kalkar.
E fatura yasal yükümlülüklere ve mevzuata uygundur, denetim süreçlerini de kolaylaştırır. Çünkü istendiğinde arşivlenen herhangi bir faturaya ulaşmak çok daha kolaydır.
E faturanın takibi çok daha kolay şekilde yapılabilir.
Key Online ile E-Fatura Süreç Yönetimi
E faturaya geçiş yapmak isteyenlerin rotasını öncelikle Key Online’a çevirmeleri, önemli kolaylıklarla tanışmalarını sağlar. Key Online, işletmelerin muhasebe, finans ve e-fatura süreçlerini kolaylaştırmak için geliştirilmiş ve bulut tabanlı olmasıyla ön plana çıkan bir çözüm platformudur. Key Online ön muhasebe programı ile e-fatura, e-irsaliye ve diğer dijital belgelerin oluşturulması, onaylanması ve arşivlenmesi gibi süreçler kolaylıkla yapılabilir, yönetilebilir. Üstelik tüm bu süreçlerin sadece tek bir platform üzerinden yönetilmesi de başlı başına büyük bir kolaylık anlamına gelir.
Key Online’in E-Fatura Avantajları
Key Online e fatura ile ne gibi avantajlar elde edildiğine hemen göz atın!
Tüm muhasebe, e-belge süreçlerinin tek bir panel üzerinden yönetilmesi mümkündür. E faturalar hızlı ve basit bir şekilde hazırlanabilir, iletilebilir.
Otomatik faturalandırma yapılabilir çünkü Key Online, e-ticaret entegrasyonu imkanı da sunan bir programdır. Bu sayede siparişlerin muhasebe sistemine aktarılması mümkün olur.
Key Online, GİB standartlarına uygun şekilde e-faturalarınızı oluşturur, onaylatır ve güvenli şekilde muhafaza eder. Gerektiğinde faturalara kolayca erişmek mümkündür.
Yorumlar
Yorum Gönder